B-Association fonctionne très simplement, en enregistrant les mouvements dans deux colonnes : dépenses et recettes.
Il est heureusement un peu plus sophistiqué que cela car il permet :
- d’établir son propre plan comptable en créant des catégories et sous catégories,
- d’utiliser ou personnaliser un plan comptable fourni en exemple,
- de saisir les dépenses et recettes en les rattachant aux catégories et sous-catégories,
- de rattacher les dépenses ou recettes à un évènement,
- de faire des bilans,
- de gérer un budget prévisionnel.
La première étape consiste à établir le plan comptable.
On pourra ensuite créer les comptes bancaires, qu’ils soient réels comme un compte courant ou un livret d’épargne, ou fictifs comme un compte de caisse qui permettra de gérer l’argent liquide.
La phase suivante consiste à saisir dépenses et recettes.
Il ne restera plus ensuite qu’à éditer les bilans.
Gestion du plan comptable
Cet écran est accessible par le menu Comptabilité / Comptes et relevé de compte / Personnaliser votre gestion / Gestion des catégories comptables.
Afin de pouvoir analyser finement la comptabilité, les dépenses et recettes seront affectées à des catégories et des sous catégories comptables.
Ces catégories et sous catégories forment un plan comptable.
On peut utiliser ou personnaliser l’un des plans comptables proposé par B-Association ou créer intégralement le sien : le bouton du haut permet d’importer un modèle de plan comptable (simplifié ou officiel) prévu pour les associations.
Il paraît judicieux d’importer un modèle, puis d’en retirer/modifier les catégories non utilisées et de retirer/modifier les sous-catégories en fonction de l’activité réelle de l’association (les libellés doivent être compréhensibles et concrets pour les personnes qui liront les bilans*).
* À savoir : les catégories et sous-catégories ne seront pas visibles sur les bilans tant qu’aucune transaction n’y sera rattachée.
Il existe deux “Super Catégories”, Dépenses et Revenus dans lesquelles seront rattachées les catégories comptables.
La table du dessus contient les catégories comptables rattachées à la super-catégorie sélectionnée.
La table du dessous contient les sous-catégories rattachées à la catégorie sélectionnée.
Dépenses / Revenus
En cliquant sur une super-catégorie l’écran affiche les catégories et sous-catégories rattachées.
- À droite de la table des Catégories on trouve différents boutons (voir illustration ci-dessus) :
Nouveau : permet d’ajouter une catégorie, le formulaire correspondant s’affiche.
Modifier la catégorie sélectionnée dans la liste.
Supprimer la catégorie sélectionnée dans la liste (possible uniquement si aucune sous-catégorie et aucune transaction n’y sont rattachées, d’où l’intérêt de peaufiner son plan comptable avant de saisir les dépenses et recettes).
- À droite de la table des Sous-Catégories on trouve toujours les boutons :
Nouveau : permet d’ajouter une sous-catégorie.
Modifier la sous-catégorie sélectionnée dans la liste.
Supprimer la sous-catégorie sélectionnée dans la liste (possible uniquement si aucune transaction n’y est rattachée, d’où l’intérêt de peaufiner son plan comptable avant de saisir les dépenses et recettes).
Conclusion : il est essentiel de créer son plan comptable AVANT de démarrer toute saisie de transactions car le modifier après coup pourrait être une énorme perte de temps…
Prochain article : Liste des Comptes, Liste des tiers